Preparando y estructurando su presentación de capacitación | Principiantes

Las 3 etapas clave de preparación | Formado Formadores

1. Recopilación de información

Piensa en todo el tema y anota en una hoja de papel grande, preferiblemente en forma de patrón (mapa mental), todo lo que se te ocurra sobre el tema de tu charla. En general, nuestros cerebros no funcionan lógicamente; la ventaja de una forma de patrón es que ayuda en lugar de combatir la forma en que opera nuestro cerebro.

2. Edición de su material

Hágase estas cuatro preguntas simples:

• ¿Quién es mi audiencia?

• ¿Cuánto saben ya?

• ¿Qué les quiero decir?

• ¿Cuánto tiempo tengo permitido?

Aclara tu puntería, luego rechaza todo lo que sea irrelevante de tus notas iniciales. Ahora decida sobre sus títulos y subtítulos, y póngalos en orden lógico. La estructura de la presentación comienza a tomar forma.

Recuerde, no tendrá tiempo para decir todo lo que sabe sobre el tema. Use solo lo que sea relevante y lo que se puede tratar en el tiempo a su disposición. Esto puede muy bien implicar un rechazo despiadado.

3. Preparando notas

 La primera regla de las notas es que deben ser fáciles de leer. Use letras grandes.

 La segunda regla es que deberían ser fáciles de manejar. 

Es una buena práctica usar tarjetas de archivo o postales. Escriba sus temas en letras grandes (viñetas) y debajo de cada una, cuatro o cinco palabras clave para recordarle cómo desea desarrollar el punto. 

Use una tarjeta para la INTRODUCCIÓN, una para cada TEMA y una para el FIN.

El uso de una tarjeta de color diferente para cada sección también le ayudará a recordarle que haga una breve pausa entre cada tema para darle a su audiencia la oportunidad de reflexionar sobre lo que han escuchado hasta ahora.

Asegúrese de que toda la secuencia sea lógica. Si ha aclarado sus ideas, sabrá qué decir.

Asegúrese de que las tarjetas estén en el orden correcto y luego numere, para mantenerlas en ese orden.

Estructura

Una charla bien construida siempre se divide en tres secciones y el tiempo se asigna en aproximadamente las proporciones sugeridas:

1. Principio / Introducción 10%

2. Temas medios / principales 80%

3. Finalización / resumen del 10%

Esta estructura se ha resumido como: "Diles lo que vas a decirles, diles, luego diles que les has dicho a ellos".

Presta tanta atención a la preparación del Principio y Final como a los Temas Principales.

1. Principio / Introducción ("Diles lo que vas a decirles")

Comience con una explosión, si puede, con algún aspecto particularmente interesante de su tema y sus credenciales. Su audiencia necesita una garantía temprana de su experiencia en relación con el tema.

Hágale saber a su audiencia lo antes posible de qué le va a hablar. (El tema o título de la charla).

También debe dar indicaciones a los temas que pretende cubrir y administrar sus expectativas sobre cómo interactuar con usted. ‘Siéntase libre de saltar cuando tenga una pregunta. o, "Voy a responder sus preguntas al final, así que anótelas a medida que avanzamos". Si el tema es complicado, es posible que desee tratar las preguntas después de cada sección. Esta es una manera de asegurar que la audiencia lo entienda en detalle. Esta es una decisión que el capacitador debe hacer.

Finalmente, debe indicar cuánto tiempo llevará y si entregará notas.

2. Temas medios / principales ("¡Cuéntales!")

Siga la hoja de ruta que introdujo, utilizando las señales para que el público sepa cuándo ha terminado con un tema y se está moviendo a otro. Presentar es una actividad de liderazgo y, por lo tanto, si desea que la gente lo siga, la secuencia de ideas dentro de un tema debe ser lógica.

3. Finalización / resumen ("¡Diles lo que les has dicho!")

El final puede tomar la forma de un resumen, pero no una repetición de todo, o simplemente puede ser un claro redondeo de la charla.

Si es apropiado hacerlo, puede incluir recomendaciones o las conclusiones a las que ha llegado.

Recuerde a la audiencia brevemente las áreas que ha cubierto. Responda preguntas si eso es lo que dijo que haría.

Finalmente, cierre el procedimiento para dejar en claro a la audiencia que ha llegado al final. Agradezcamos por escuchar / su participación / sus contribuciones.